Gizlilik Politikası

Bu Politikayı sadece okumanızı değil, anlamanızı da istiyoruz. Bu nedenle, Politikayı sade bir dille yazdık ve yaygın gizlilik terimlerinin basit açıklamalarını ve büyük harfle yazılan terimlerin tanımlarını aşağıda EK-1 niteliğinde olan "Önemli Terimler ve Tanımlar" bölümüne ekledik. Amacımız, verileriniz ve bu verileri nasıl kullandığımız konusunda bilinçli kararlar alabilmenizi sağlamaktır.

Bir hesap oluşturmadan veya randevu almadan önce bu Politikayı ve Kullanım Şartlarımızı okumanızı tavsiye ederiz. Online Randevum'da işletme hesabı açan kullanıcılar için İşletmeler için Gizlilik Politikası geçerlidir.

Online Randevum, işletmelerin randevularını yönetmeleri ve müşterilerinin çevrimiçi randevu almaları için Poyraz Softworks tarafından geliştirilen ve işletilen bir platformdur. Bu yapı içinde, farklı tarafların farklı rolleri ve sorumlulukları vardır.

1.1. Online Randevum: Birincil İletişim Noktanız. Aydın'da yerleşik Poyraz Softworks, Sizinle olan sözleşme ilişkimizi yönetmek, soruları ve şikayetleri ele almak, ilgili kişi taleplerine yanıt vermek ve Sizinle olan günlük ilişkiyi yönetmek amacıyla Veri Sorumlusu olarak hareket eder. Bu, Politika ile belirlenen amaçlar doğrultusunda Online Randevum'un verilerinizin nasıl işleneceği konusunda kendi kararlarını verdiği ve bu faaliyetlerden tek başına sorumlu olduğu anlamına gelir.

Ticari unvan, açık adres ve sicil bilgileri güncellenecektir.

1.2. Merkezi İşleme Faaliyetleri ve Veri İşleyenler. Online Randevum, Site ve Randevu Sayfaları kapsamında işlenen kişisel verileriniz bakımından, işbu Politika'nın 1.3. maddesinde belirtilen koşullar haricinde, Veri Sorumlusudur; bu kapsamda başta aydınlatma yükümlülüğü ile ilgili kişi başvurularının karşılanması olmak üzere Kanun ve bağlı ikincil düzenlemeler ile öngörülen yükümlülüklerden sorumlu, birinci irtibat noktasıdır. Aşağıda belirtilen faaliyetler, Online Randevum'un talimatları doğrultusunda ve onun adına hizmet sağlayıcılarımız tarafından veri işleyen sıfatıyla yürütülür:

• Altyapı mimarisi ve barındırma ortamı;
• Veritabanı, güvenlik ve bot kontrolü;
• E-posta gönderimi, harita ve görsel depolama;
• Büyük dil modelleri ("LLM'ler") ve diğer yapay zekâ sistemleri.

Bu Politika'da açıklanan işleme faaliyetlerine ilişkin olarak Kanun'un 11. maddesinde sayılan haklarınıza yönelik taleplerinizi Online Randevum'a iletebilirsiniz. Online Randevum'a işbu Politika'nın "Bize Ulaşın" başlıklı maddesinde belirtilen yollardan ulaşabilirsiniz.

1.3. Bağımsız Veri Sorumlusu Olarak İşletmeler. Randevu Sayfaları, bir işletmeden çevrimiçi randevu almanıza olanak tanıyan araçları içerir. Randevu aldığınızda, kişisel verilerinizi randevu aldığınız işletmeyle ("İşletme") paylaşacağız. Ayrıca, İşletmeler randevu ve müşteri yönetimi için geliştirdiğimiz yazılımı ("İşletme Paneli") kullanırlar.

Genel bir kural olarak, İşletmeler faaliyetlerini yürütmek için verilerinizi kullandıklarında, İşletme Panelimiz aracılığıyla bu verilere erişip erişmediklerine bakılmaksızın, kişisel verilerinizi nasıl işlediklerinden yalnızca kendileri sorumludur ve bu nedenle bağımsız veri sorumlusu olarak hareket ederler. Örneğin, İşletmeler randevuları yönetmek ya da randevunuzla ilgili olarak sizinle iletişim kurmak amaçlarıyla İşletme Panelimizi kullanır. Tüm bu faaliyetlerde, kişisel verilerinizin nasıl kullanılacağına karar verme sorumluluğu Bize değil, ilgili İşletme'ye aittir.

Tüm bu durumlarda, verilerinizin kullanımı İşletmeler'in gizlilik politikalarına tabidir. Bu, Bizim verilerinizi yalnızca ilgili İşletme'nin talimatlarına göre ve onlarla akdettiğimiz Kullanım Şartları'na uygun olarak işlediğimiz anlamına gelir. Bir İşletme'nin kişisel verilerinizi nasıl işlediği konusunda herhangi bir sorunuz varsa veya bu faaliyetlerle ilgili haklarınızı kullanmak istiyorsanız, doğrudan o İşletme'yle iletişime geçmenizi öneririz.

Randevu alırken verdiğiniz ad ve telefon numarası, sizi randevular arasında tanıyabilmek için platform genelinde tek bir müşteri kaydında toplanır. Bu kayıt İşletmeler'in kayıtlarından ayrıdır; her İşletme yalnızca kendi randevularından doğan bilgileri görür. Bu kayıt bakımından Veri Sorumlusu Online Randevum'dur.

İşlediğimiz kişisel veriler farklı kaynaklardan gelmektedir.

2.1. Doğrudan Sizden Toplanan Kişisel Veriler. (i) Randevu Sayfalarını kullandığınızda, (ii) Site'deki iletişim formu aracılığıyla, (iii) bizimle e-posta yoluyla iletişim kurduğunuzda, (iv) bir İşletme'nin WhatsApp numarasına yazdığınızda, doğrudan tarafınızdan sağlanan kişisel verileri işliyoruz.

2.2. Üçüncü Taraflardan Toplanan Kişisel Veriler. Kişisel verilerinizi aşağıda açıklanan şekilde üçüncü taraflardan toplarız:

• Üçüncü taraf kimlik doğrulama sağlayıcıları (örn. Google): Müşteri hesabınıza üçüncü taraf kimlik doğrulama sağlayıcıları aracılığıyla erişmeyi tercih ederseniz, sağlayıcı, gizlilik ayarlarınıza ve sağlayıcının geçerli politikalarına uygun olarak belirli kişisel bilgileri bizimle paylaşacaktır. Bu sağlayıcıların erişim amacı, kimliğinizi doğrulamakla sınırlıdır.
• Sizin adınıza randevu alan kişiler: Bir kişi aile üyesi veya bakmakla yükümlü olduğu bir kişi için randevu alabilir. Bu durumda, kişisel verileriniz o kişi tarafından sağlanır.

2.3. Otomatik Olarak Topladığımız Kişisel Veriler. Site'de gezindiğinizde veya Randevu Sayfalarını kullandığınızda IP adresiniz, tarayıcı bilgisi ve erişim zamanı otomatik olarak toplanır. Site, ziyaretçi takibi veya reklam amacıyla çerez kullanmaz; daha fazla bilgi için Çerez Politikamıza göz atabilirsiniz.

Gizlilik metinlerinin karmaşık olabileceğini biliyoruz; bu nedenle, Site'yi ve Randevu Sayfalarını nasıl kullandığınıza bağlı olarak kişisel verilerinizi nasıl kullandığımızı basitleştirilmiş bir şekilde açıklıyoruz.

3.1. Site Ziyaretçileri. Sadece bir İşletme aramak veya içeriği incelemek amacıyla Site'mizi geziyorsanız, sınırlı miktarda teknik bilgi toplarız. Bu bilgiler IP adresini, tarayıcı ayrıntılarını ve erişim zamanını içerir. Bu veriler öncelikle Site'nin düzgün çalışmasını, güvenli kalmasını ve etkili bir şekilde performans göstermesini sağlamak için kullanılır. Bu verileri, güvenlik ve Site'nin işlevselliği ile ilgili meşru menfaatlerimize dayanarak işliyoruz. Sayfa altındaki Poyraz Softworks imzası görüntülendiğinde IP ve tarayıcı bilginiz bunu sağlayan hizmete iletilir.

3.2. Randevu Alma. Bir randevu aldığınızda, söz konusu randevuyu düzenlemek ve yönetmek için gerekli bilgileri işleriz. Bu bilgiler kimlik ve iletişim bilgilerini (ad soyad, telefon numarası ve verdiyseniz e-posta adresiniz) ve randevu bilgilerini (seçtiğiniz hizmet, randevu tarihi ve saati ve eklediğiniz randevu notu) içerir. Randevu ile ilgili işleme, talep edilen hizmeti sunmak için gereklidir. Randevu sürecinde gönüllü olarak sağladığınız tüm sağlık verileri, açık rızanız temelinde işlenir.

Randevu onayları ve hatırlatmaları gibi hizmet ve operasyonel iletişimler için iletişim bilgilerinizi kullanırız. İşletme, SMS bildirimlerini açtıysa, randevu onayları, değişiklikler, iptaller ve hatırlatmalar gibi hizmet ve operasyonel iletişimler için sizinle, İşletme'nin kendi hesabıyla bağladığı mesajlaşma sağlayıcısı üzerinden SMS yoluyla iletişime geçilir. İşletme adına gönderilen bu iletişimlerde adınız, telefon numaranız ve randevu bilgileriniz kullanılır. Bu iletişimler bakımından Veri Sorumlusu ilgili İşletme'dir. İşletme, Google Takvim bağlantısını açtıysa, adınız ve varsa randevu notunuz o İşletme'nin takvimine kaydedilir.

İşletme, WhatsApp asistanını açtıysa, İşletme'nin kendi hesabıyla bağladığı WhatsApp numarasına yazarak randevu alabilirsiniz. Bu durumda, randevuyu tamamlamak amacıyla telefon numaranız ve mesajlarınızın içeriği işlenir. Mesajlarınızı yanıtlamak için yapay zekâ ve otomatik işleme teknikleri kullanıyoruz; kişisel verileriniz (randevu sürecinde gönüllü olarak paylaştığınız sağlık verileri dahil), büyük dil modelleri ("LLM'ler") ve diğer yapay zekâ sistemlerini işleten alt işleyicilerimiz tarafından işlenebilir. Bu alt işleyicilerin, verilerinizi kendi temel modellerini eğitmek veya geliştirmek için kullanmalarına izin verilmez. İşletme adına yürütülen bu yazışmalar bakımından Veri Sorumlusu ilgili İşletme'dir.

3.3. Hesap Oluşturma ve Yönetimi. Randevularınızı tek yerden görmek için müşteri hesabı açabilirsiniz. Hesabınızı oluşturmak ve yönetmek için, kimlik ve iletişim bilgileriniz ile hesabın çalışması ve güvenliği için gerekli teknik verileri işleriz. Bu işleme sayesinde hesabınızı oluşturabilir ve doğrulayabilir, hesabınıza erişiminizi sağlayabilir, işlem ve güvenlikle ilgili bildirimler gönderebilir, hesap bütünlüğünü koruyabilir ve kötüye kullanımı önleyebiliriz. Hesabınıza ilişkin kişisel verilerinizin işlenmesi, hizmetlerimizi size sunabilmemiz ve platformun güvenliğini sürdürebilmemiz için gereklidir.

Aile üyeleri veya bakmakla yükümlü olduğunuz kişiler için randevu aldığınızda, bu kişilerin kişisel verilerini bizimle paylaşmak için yasal dayanağınız olduğunu onaylamış sayılırsınız. Bu, reşit olmayan (18 yaşından küçük) çocuklar bakımından velayet veya yasal vesayetten doğan yetkiyi ya da yetişkin aile üyelerinden alınan açık rızayı içerebilir.

3.4. Bizimle İletişime Geçtiğinizde. İletişim formu, destek talepleri, şikayetler veya hak talepleri yoluyla bizimle etkileşim kurduğunuzda, bu etkileşimi yönetmek ve belgelemek için gerekli bilgileri işleriz. Bu bilgiler, iletişim bilgilerinizi (adınız ve e-posta adresiniz) ve mesajınızın veya talebinizin içeriğini içerir. Bu bilgileri, destek taleplerinize, sorularınıza ve şikayetlerinize yanıt vermek için kullanırız.

Bu Politika ile açıklanan veri işleme faaliyetleriyle ilgili olarak Kanun'un 11. maddesinden doğan haklarınızı, sistemlerimizde kayıtlı e-posta adresiniz aracılığıyla info@onlinerandevum.com.tr adresi üzerinden bizimle iletişime geçerek kullanabilirsiniz. Başvurunuz, gereksiz gecikme olmaksızın ve her hâlükârda tarafımıza ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 (otuz) gün içinde yanıtlanacaktır. Kimliğinizi doğrulamak amacıyla sizden ek bilgi talep edebilir; talebinizin yerine getirilmesi için Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücreti isteyebiliriz.

Başvuruda ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza; Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası; tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi; varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası; talep konusu bulunması zorunludur.

Not: Kişisel verileriniz, randevu aldığınız İşletme adına tarafımızca işleniyorsa (işbu Politika'nın 1.3. paragrafında açıklandığı üzere), bu verilerle ilgili her türlü talep doğrudan ilgili İşletme'ye iletilmelidir. Bu tür taleplere bağımsız olarak yanıt veremiyoruz; bize ulaşırsanız talebinizi ilgili İşletme'ye yönlendiririz.

Kişisel verilerinizi aşağıdaki taraflarla paylaşacağız:

• İşletmeler: Randevu Sayfalarını kullanarak her randevu aldığınızda, sözleşmesel ilişkimiz kapsamında gerekli olmasına dayalı olarak kişisel verileriniz randevu aldığınız İşletme'ye aktarılır.
• Hizmet sağlayıcılar: Talep ettiğiniz hizmetleri sunmak veya meşru menfaatlerimize dayalı olarak, hizmet sağlayıcı tedarikçilerimize aktarılır: bulut barındırma ve sunucu bakımı; veritabanı; güvenlik ve bot kontrolü; e-posta gönderimi; harita hizmetleri; büyük dil modelleri ve diğer yapay zekâ sistemleri; BT, güvenlik ve yazılım sağlayıcıları. Bu taraflar veri işleyen olarak hareket eder ve verileri yalnızca talimatlarımız doğrultusunda işler.
• Kamu kurumları: Yasal olarak gerekli olduğu durumlarda, yasal raporlama ve bilgi taleplerinin yerine getirilmesi, yasal denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, hukuki süreçlerin işletilmesi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amaçlarıyla kişisel verileriniz mahkemeler, kolluk kuvvetleri ve düzenleyici kurumlara aktarılır.

Kişisel verileriniz reklam veya ticari pazarlama amacıyla hiçbir üçüncü tarafa satılmaz veya aktarılmaz.

Verileri, yalnızca toplanma amacına uygun olarak gerekli olduğu sürece veya yasaların gerektirdiği sürece saklarız. Birden fazla yasal gerekçe söz konusu ise, verileri yasaların gerektirdiği en uzun süre boyunca saklarız.

• Müşteri hesabı ve müşteri kaydı: hesabınız aktif olduğu sürece
• Sunucu kayıtları (IP adresi, tarayıcı bilgisi, erişim zamanı): 14 gün
• İletişim formu mesajları: talebiniz sonuçlandıktan sonra en fazla 1 yıl
• WhatsApp mesajlarınızın kimliği, telefon numaranız, zamanı ve durumu: 7 gün
• WhatsApp yazışma geçmişi: son mesajınızdan sonra 24 saat
• WhatsApp asistanının randevu veremediğini bildirdiği numara: asistan yeniden açılana ya da WhatsApp bağlantısı kaldırılana kadar, en fazla 90 gün

Aşağıdaki durumlarda gerekli olması halinde, kişisel verileri belirtilen sürelerden daha uzun süre saklayabiliriz: yasal talepleri ele almak veya bunlara karşı savunma yapmak; mahkeme kararlarına veya düzenleyici kurumların taleplerine uymak; yasal veya düzenleyici yükümlülükleri yerine getirmek. Kişisel veriler artık gerekli olmadığında, güvenli bir şekilde silinir veya kalıcı olarak anonimleştirilir.

Bazı durumlarda, Online Randevum İşletmeler adına kişisel verileri işler. Bu durumda, verilerin nasıl kullanılacağına ve ne kadar süreyle saklanacağına, kendi gizlilik politikaları doğrultusunda ilgili İşletme karar verir.

Site'miz ve Randevu Sayfaları, İşletmeler'in web sitelerine ve sosyal medya sayfalarına bağlantılar içerebilir. Harici web sitelerinin içeriğinden, güvenliğinden veya gizlilik uygulamalarından sorumlu değiliz ve bir bağlantının bulunması, bizim tarafımızdan onaylandığı anlamına gelmez.

Harici siteleri ziyaret ettiğinizde, bu sitelerin hüküm ve koşullarına ve gizlilik politikalarına tabi olursunuz. Kişisel verilerinizi paylaşmadan önce bu sitelerin gizlilik uygulamalarını gözden geçirmenizi öneririz.

Poyraz Softworks (Online Randevum)'a iletmek istediğiniz kişisel verilerinize ilişkin haklarınıza yönelik talep veya sorularınızı, sistemlerimizde kayıtlı e-posta adresiniz aracılığıyla info@onlinerandevum.com.tr adresine iletebilirsiniz. Ayrıca bizimle Site'mizdeki İletişim Formu aracılığıyla da iletişime geçebilirsiniz.

Yazılı başvuru adresi ve kayıtlı elektronik posta (KEP) bilgileri güncellenecektir.

Bu bölümde, kişisel verileri nasıl işlediğimizi daha iyi anlayabilmeniz için gizlilik politikalarımızda kullanılan temel terimler açıklanmaktadır.

Online Randevum'a Özgü Terimler

• "Site", onlinerandevum.com.tr alan adlı web sitemizi ifade eder.
• "Randevu Sayfası", bir İşletme'nin Site üzerinde yayınlanan ve müşterilerinin çevrimiçi randevu almasına, randevularını görmesine ve iptal etmesine olanak tanıyan sayfasını ifade eder.
• "İşletme(ler)", Online Randevum'da hesap açarak randevularını Online Randevum üzerinden yöneten işletmeleri, uzmanları ve hizmet sağlayıcıları ifade eder.
• "İşletme Paneli", Online Randevum tarafından İşletmeler'e sunulan ve işletilen, randevu ve müşteri yönetimi için Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) temelinde sağlanan web tabanlı yazılımı ifade eder.

Önemli Gizlilik Terimleri

• Veri Sorumlusu, kişisel bilgilerinizin neden ve nasıl toplanacağına ve kullanılacağına karar veren kuruluş anlamına gelir. Veri sorumlusu, verilerinizi korumak ve gizlilik haklarınızın saygı görmesini sağlamakla sorumludur.
• Veri İşleyen, veri sorumlusu adına ve onun talimatlarına göre kişisel verileri işleyen kuruluş anlamına gelir. Veri işleyenler, verilerinizin nasıl kullanılacağına dair karar vermez; sadece verilerin işlenmesine yardımcı olur. Bazen İşletmeler'e hizmet sunarken işleyen olarak hareket ederiz ve bazen de size hizmetlerimizi sunmamıza yardımcı olması için diğer veri işleyenleri (alt veri işleyenler, bulut depolama şirketleri gibi) kullanırız.
• Hukuki Sebep, kişisel verilerinizin hangi işleme şartına dayanılarak işlendiğini ifade eder. 6698 sayılı Kanun kapsamında başlıca hukuki sebepler şunlardır: açık rızanız, sizinle yapılan bir sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve meşru menfaatlerimiz. Özel nitelikli kişisel verileriniz (ör. sağlık verileri) bakımından ayrı işleme şartları uygulanır.
• Saklama Süresi, kişisel bilgilerinizin ne kadar süreyle saklandığı anlamına gelir. Veriler sonsuza kadar saklanamaz. Veriler, yalnızca toplanma amacına uygun olarak gerekli olduğu sürece veya yasaların gerektirdiği sürece saklanır. Bu sürenin sonunda, veriler güvenli bir şekilde silinmelidir.
• İlgili Kişi, kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder. Basit bir ifadeyle, verilerin konusu olan kişi, yani sizsiniz.
• Alt Veri İşleyen, bir veri işleyenin belirli veri işleme faaliyetlerinde yardım almak için kullandığı kuruluşu ifade eder. Örneğin, bir veri işleyen verileri depolamak için bir bulut depolama şirketi kullanıyorsa, bu depolama şirketi bir alt veri işleyendir.