İşletmeler için Gizlilik Politikası

Bu Politikayı sadece okumanızı değil, anlamanızı da istiyoruz. Bu nedenle, Politikayı sade bir dille yazdık ve yaygın gizlilik terimlerinin basit açıklamalarını ve büyük harfle yazılan terimlerin tanımlarını aşağıda EK-1 niteliğinde olan "Önemli Terimler ve Tanımlar" bölümüne ekledik. Amacımız, verileriniz ve verilerinizi nasıl kullandığımız hakkında bilinçli kararlar alabilmenizi sağlamaktır.

Hesap oluşturmadan veya İşletme Panelimizi kullanmadan önce bu Politikayı ve Kullanım Şartlarımızı okumanızı tavsiye ederiz. Bir İşletme'den randevu alan müşteriler ve Site ziyaretçileri için Gizlilik Politikası geçerlidir.

1.1. Online Randevum: Birincil İletişim Noktanız. Aydın'da yerleşik Poyraz Softworks, (i) Sizinle olan sözleşme ilişkimizi yönetmek, (ii) sözleşme yönetimi ve abonelik gibi ticari konulardaki soruları ve şikayetleri ele almak, (iii) ilgili kişi taleplerini yönetmek ve yanıtlamak ve (iv) Sizinle olan günlük ilişkiyi yönetmek amacıyla bağımsız Veri Sorumlusu olarak hareket eder. Bu, bu belirli amaçlar doğrultusunda Online Randevum'un kişisel verilerin nasıl işleneceği konusunda kendi kararlarını verdiği ve bu faaliyetlerden tek başına sorumlu olduğu anlamına gelir.

Ticari unvan, açık adres ve sicil bilgileri güncellenecektir.

1.2. Merkezi İşleme Faaliyetleri ve Veri İşleyenler. Online Randevum, İşletme Paneli kapsamında işlenen kişisel verileriniz bakımından, işbu Politika'nın 1.3. maddesinde belirtilen koşullar haricinde, Veri Sorumlusudur; bu kapsamda başta aydınlatma yükümlülüğü ile ilgili kişi başvurularının karşılanması olmak üzere Kanun ve bağlı ikincil düzenlemeler ile öngörülen yükümlülüklerden sorumlu, birinci irtibat noktasıdır. Aşağıda belirtilen faaliyetler, Online Randevum'un talimatları doğrultusunda ve onun adına hizmet sağlayıcılarımız tarafından veri işleyen sıfatıyla yürütülür:

• Altyapı mimarisi ve barındırma ortamı;
• Veritabanı, güvenlik ve bot kontrolü;
• E-posta gönderimi, harita ve görsel depolama;
• Büyük dil modelleri ("LLM'ler") ve diğer yapay zekâ sistemleri.

Bu Politika'da açıklanan işleme faaliyetlerine ilişkin olarak Kanun'un 11. maddesinde sayılan haklarınıza yönelik taleplerinizi Online Randevum'a iletebilirsiniz. Online Randevum'a işbu Politika'nın "Bize Ulaşın" başlıklı maddesinde belirtilen yollardan ulaşabilirsiniz.

1.3. Veri İşleyen Olarak Online Randevum. Kendi müşterilerinizin kişisel verilerini işlemek için İşletme Panelimizi kullandığınızda, Siz Veri Sorumlusu, Biz ise Veri İşleyen olarak hareket ederiz. Bu sıfatla, kişisel verileri yalnızca talimatlarınız doğrultusunda ve sizinle akdettiğimiz Kullanım Şartları'na uygun olarak işleriz. Veri işleyen olarak üstlendiğimiz sorumluluklar şunlardır:

• Müşterilerinizin kişisel verilerini yalnızca talimatlarınız doğrultusunda işler, kendi amaçlarımız için kullanmayız.
• Bu verilere erişimi işletmenizin yetkili kullanıcılarıyla sınırlı tutar, başka bir İşletme'ye göstermeyiz.
• Kanun'un 12. maddesi uyarınca gerekli teknik ve idari tedbirleri alırız; bu tedbirlerden sizinle birlikte müştereken sorumluyuz.
• Yararlandığımız hizmet sağlayıcıları (alt veri işleyenler) aynı yükümlülüklere tabi tutarız.
• Müşterilerinizin verilerini etkileyen bir veri ihlalini öğrendiğimizde sizi gecikmeden bilgilendiririz.
• Müşterilerinizden bize ulaşan kişisel veri taleplerini size yönlendiririz.

Müşterilerinizin kişisel verilerini nasıl işlediğinizden yalnızca siz sorumlusunuz; kendi gizlilik politikanızı yayımlamak ve müşterilerinizin taleplerini karşılamak size aittir. Müşterilerin randevu alırken verdiği ad ve telefon numarası, onları randevular arasında tanıyabilmek için platform genelinde tek bir müşteri kaydında toplanır; bu kayıt sizin kayıtlarınızdan ayrıdır, size yalnızca kendi randevularınızdan doğan bilgiler gösterilir ve bu kayıt bakımından Veri Sorumlusu Online Randevum'dur.

İşlediğimiz kişisel veriler farklı kaynaklardan gelmektedir.

2.1. Doğrudan Sizden Toplanan Kişisel Veriler. Sizin tarafınızdan doğrudan sağlanan kişisel verileri (i) İşletme Panelimizi kullandığınızda, (ii) Site'deki iletişim formu aracılığıyla, (iii) bizimle e-posta yoluyla yaptığınız yazışmalar sırasında işliyoruz.

2.2. Üçüncü Taraflardan Toplanan Kişisel Veriler. Aşağıda açıklanan şekilde üçüncü taraflardan kişisel veriler toplarız:

• Üçüncü taraf kimlik doğrulama sağlayıcıları (ör. Google): İşletme Panelimizi üçüncü taraf kimlik doğrulama sağlayıcıları aracılığıyla kullanmayı tercih ederseniz, sağlayıcı, gizlilik ayarlarınız ve sağlayıcının geçerli politikaları uyarınca belirli kişisel bilgileri Bizimle paylaşacaktır. Bu sağlayıcıların erişimi, kimliğinizi doğrulamakla sınırlıdır. Takviminizi bağlarsanız ayrıca takvim hesabınızın e-posta adresi ve takvim erişim izniniz işlenir; randevularınız bağladığınız takvime yazılır, takviminizdeki diğer etkinlikler okunmaz.
• Sizi davet eden İşletme: Bir İşletme sizi paneline davet ettiğinde, ad soyadınız ve e-posta adresiniz Bize o İşletme tarafından sağlanır.

2.3. Otomatik Olarak Topladığımız Kişisel Veriler. İşletme Panelini kullandığınızda ve Site'de gezindiğinizde IP adresiniz, tarayıcı bilgisi ve erişim zamanı otomatik olarak toplanır. Daha fazla bilgi için Çerez Politikamızı kontrol edebilirsiniz.

Gizlilik metinlerinin karmaşık olabileceğini biliyoruz, bu nedenle İşletme Panelini nasıl kullandığınıza bağlı olarak kişisel verilerinizi nasıl kullandığımızı basitleştirilmiş bir şekilde açıklıyoruz.

3.1. Site Ziyaretçileri. İçeriği incelemek için Site'mizi sadece geziniyorsanız, sınırlı teknik bilgileri toplarız. Bu bilgiler IP adresini, tarayıcı ayrıntılarını ve erişim zamanını içerir. Bu veriler öncelikle Site'nin düzgün çalışmasını, güvenli kalmasını ve etkili bir şekilde performans göstermesini sağlamak için kullanılır. Bu verileri, güvenlik ve Site'nin işlevselliği ile ilgili meşru menfaatimiz temelinde işleriz. Sayfa altındaki Poyraz Softworks imzası görüntülendiğinde IP ve tarayıcı bilginiz bunu sağlayan hizmete iletilir.

3.2. Hesap Oluşturma ve Yönetimi. İşletme Panelimizi kullanırken, İşletme Panelimizin sağlanması için gerekli olan belirli kişisel verileri Bize vermeniz gerekmektedir. Bu bilgileri vermek istemiyorsanız veya bizim tarafımızdan kullanılmasına itiraz ediyorsanız, size İşletme Panelimizi sağlayamayabiliriz.

Hesabınızı oluşturmak ve yönetmek için, kimlik ve iletişim bilgileri (ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası ve şifreniz), işletme bilgileri (işletmenizin adı, türü ve uzmanlık alanı, il, ilçe ve açık adresi, yüklediğiniz logo ve fotoğraflar), aboneliğinizin paketi, durumu ve dönem tarihleri ile hesabın işletilmesi ve güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve kullanım verilerini işleriz. Tarayıcı bildirimlerini açtıysanız bildirim aboneliğinize ilişkin teknik bilgiler saklanır. Bu verileri aşağıdaki amaçlarla işliyoruz:

• Hesap oluşturma ve kimlik doğrulama;
• Randevularla ilgili iletişim (yeni randevu bildirimleri gibi) dahil olmak üzere İşletme Panelimizi ve Randevu Sayfanızı sunmak;
• Aboneliğinizi yönetmek;
• Hesap doğrulama, şifre sıfırlama ve ekip daveti e-postalarını göndermek;
• Güvenlik ve dolandırıcılığın önlenmesi.

Bu verilerin işlenmesi, size İşletme Panelimizi sunmak için sözleşmenin ifasına ve hesap güvenliğinizi korumaya yönelik meşru menfaatimize dayanmaktadır. Google hesabı ve takvim bilgileriniz açık rızanıza dayanılarak işlenir; bağlantıyı istediğiniz zaman panelden kaldırabilirsiniz.

3.3. Bizimle İletişime Geçtiğinizde. Destek talepleri, şikayetler, hak talepleri veya diğer doğrudan iletişim yoluyla bizimle etkileşim kurduğunuzda, sorularınıza yanıt vermek ve İşletme Panelimizi iyileştirmek amacıyla iletişim bilgilerinizi ve etkileşimler sırasında bize sağlamayı tercih ettiğiniz tüm bilgileri toplar ve işleriz. Bu verileri destek ve hizmetle ilgili talepler için sözleşmenin ifası; şikayetler ve hak talepleri için yasal yükümlülük; hizmet iyileştirme için meşru menfaat temellerine dayanarak işliyoruz.

Bu Politika ile açıklanan veri işleme faaliyetleriyle ilgili olarak, Kanun'un 11. maddesinden doğan haklarınızı, sistemlerimizde kayıtlı e-posta adresiniz aracılığıyla info@onlinerandevum.com.tr adresi üzerinden bizimle iletişime geçerek kullanabilirsiniz. Başvurunuz, gereksiz gecikme olmaksızın ve her hâlükârda tarafımıza ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 (otuz) gün içinde yanıtlanacaktır. Kimliğinizi doğrulamak amacıyla sizden ek bilgi talep edebilir; talebinizin yerine getirilmesi için Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücreti isteyebiliriz.

Başvuruda ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza; Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası; tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi; varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası; talep konusu bulunması zorunludur.

Kişisel verilerinizi aşağıdaki taraflarla paylaşacağız:

• Müşteriler: Randevu alımını ve ilgili hizmetleri kolaylaştırmak ve müşterilerin sizinle iletişime geçebilmesini sağlamak amaçlarıyla, Randevu Sayfanızda yayınladığınız işletme bilgileri sözleşmemiz kapsamında müşterilere gösterilir.
• Hizmet sağlayıcılar: Talep ettiğiniz İşletme Panelimizi sunmak veya meşru menfaatlerimize dayalı olarak, hizmet sağlayıcı tedarikçilerimize aktarılır: bulut barındırma ve sunucu bakımı; veritabanı; güvenlik ve bot kontrolü; e-posta gönderimi; harita ve görsel depolama; büyük dil modelleri ve diğer yapay zekâ sistemleri; BT, güvenlik ve yazılım sağlayıcıları. Bu taraflar veri işleyen olarak hareket eder ve verileri yalnızca talimatlarımız doğrultusunda işler.
• Kamu kurumları: Yasal olarak gerekli olduğu durumlarda, yasal raporlama ve bilgi taleplerinin yerine getirilmesi, yasal denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, hukuki süreçlerin işletilmesi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amaçlarıyla kişisel verileriniz, mahkemeler, kolluk kuvvetleri ve düzenleyici kurumlara aktarılır.

Kişisel verileriniz reklam veya ticari pazarlama amacıyla hiçbir üçüncü tarafa satılmaz veya aktarılmaz.

Verileri, yalnızca toplanma amacına uygun olarak gerekli olduğu sürece veya yasaların gerektirdiği sürece saklarız. Birden fazla hukuki sebep geçerliyse, verileri yasaların gerektirdiği en uzun süre boyunca saklarız.

• İşletme hesabı, işletme bilgileri ve abonelik verileri: hizmet ilişkisi sürdüğü sürece
• Sunucu kayıtları (IP adresi, tarayıcı bilgisi, erişim zamanı): 14 gün
• Tarayıcı bildirimi aboneliği: bildirimleri kapatana veya hesabınız silinene kadar
• Müşterilerinizin randevu kayıtları: hizmet ilişkisi sürdüğü sürece; kayıtları ne kadar tutacağınıza ve ne zaman sileceğinize siz karar verirsiniz
• WhatsApp bağlantı bilgileri: bağlantıyı kaldırana kadar

Aşağıdaki durumlarda gerekli olması halinde, kişisel verileri belirtilen sürelerden daha uzun süre saklayabiliriz: yasal talepleri ele almak veya bunlara karşı savunma yapmak; mahkeme kararlarına veya düzenleyici kurumların taleplerine uymak; yasal veya düzenleyici yükümlülükleri yerine getirmek. Kişisel veriler artık gerekli olmadığında, güvenli bir şekilde silinir veya kalıcı olarak anonimleştirilir.

Hizmet sözleşmenizin sona ermesi üzerine, Online Randevum barındırılan müşteri kayıtlarınızı, yasal olarak aksi gerekmedikçe, hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve olası taleplere karşı savunma yapmak için gerekli süre boyunca saklar; bu sürenin sonunda veriler güvenli bir şekilde silinir veya geri dönüşü olmayan bir şekilde anonimleştirilir.

Site'miz ve İşletme Panelimiz, diğer sitelere, uygulamalara veya platformlara bağlantılar içerebilir. Harici web sitelerinin içeriği, güvenliği veya gizlilik uygulamalarından sorumlu değiliz ve bir bağlantı, bizim onayımızı teşkil etmez.

Harici siteleri ziyaret ettiğinizde, bu sitelerin hüküm ve koşullarına ve gizlilik politikalarına tabi olursunuz. Kişisel verilerinizi paylaşmadan önce bu sitelerin gizlilik uygulamalarını gözden geçirmenizi öneririz.

Poyraz Softworks (Online Randevum)'a iletmek istediğiniz kişisel verilerinize ilişkin haklarınıza yönelik talep veya sorularınızı, sistemlerimizde kayıtlı e-posta adresiniz aracılığıyla info@onlinerandevum.com.tr adresine iletebilirsiniz. Ayrıca bizimle Site'mizdeki İletişim Formu aracılığıyla da iletişime geçebilirsiniz.

Yazılı başvuru adresi ve kayıtlı elektronik posta (KEP) bilgileri güncellenecektir.

Bu bölümde, kişisel verileri nasıl işlediğimizi daha iyi anlayabilmeniz için gizlilik politikalarımızda kullanılan temel terimler açıklanmaktadır.

Online Randevum'a Özgü Terimler

• "Site", onlinerandevum.com.tr alan adlı web sitemizi ifade eder.
• "İşletme(ler)", Online Randevum'da hesap açarak randevularını Online Randevum üzerinden yöneten işletmeleri, uzmanları ve hizmet sağlayıcıları ifade eder.
• "İşletme Paneli", Online Randevum tarafından İşletmeler'e sunulan ve işletilen, randevu ve müşteri yönetimi için Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) temelinde sağlanan web tabanlı yazılımı ifade eder.
• "Randevu Sayfası", bir İşletme'nin Site üzerinde yayınlanan ve müşterilerinin çevrimiçi randevu almasına olanak tanıyan sayfasını ifade eder.

Önemli Gizlilik Terimleri

• Veri Sorumlusu, kişisel bilgilerinizin neden ve nasıl toplanacağına ve kullanılacağına karar veren kuruluş anlamına gelir. Veri sorumlusu, verilerinizi korumak ve gizlilik haklarınızın saygı görmesini sağlamakla sorumludur.
• Veri İşleyen, veri sorumlusu adına ve onun talimatlarına göre kişisel verileri işleyen kuruluş anlamına gelir. Veri işleyenler, verilerinizin nasıl kullanılacağına dair karar vermez; sadece verilerin işlenmesine yardımcı olur. Bazen İşletmeler'e hizmet sunarken işleyen olarak hareket ederiz ve bazen de size hizmetlerimizi sunmamıza yardımcı olması için diğer veri işleyenleri (alt veri işleyenler, bulut depolama şirketleri gibi) kullanırız.
• Hukuki Sebep, kişisel verilerinizin hangi işleme şartına dayanılarak işlendiğini ifade eder. 6698 sayılı Kanun kapsamında başlıca hukuki sebepler şunlardır: açık rızanız, sizinle yapılan bir sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve meşru menfaatlerimiz.
• Saklama Süresi, kişisel bilgilerinizin ne kadar süreyle saklandığı anlamına gelir. Veriler sonsuza kadar saklanamaz. Veriler, yalnızca toplanma amacına uygun olarak gerekli olduğu sürece veya yasaların gerektirdiği sürece saklanır. Bu sürenin sonunda, veriler güvenli bir şekilde silinmelidir.
• İlgili Kişi, kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder. Basit bir ifadeyle, verilerin konusu olan kişi, yani sizsiniz.
• Alt Veri İşleyen, bir veri işleyenin belirli veri işleme faaliyetlerinde yardım almak için kullandığı kuruluşu ifade eder. Örneğin, bir veri işleyen verileri depolamak için bir bulut depolama şirketi kullanıyorsa, bu depolama şirketi bir alt veri işleyendir.