Hekimler için randevu programı seçme rehberi: 7 kontrol maddesi

Randevu programı satın alırken demo ekranına bakmak neredeyse hiçbir şey anlatmaz. Hepsi düzgün görünür, hepsinde takvim vardır, hepsinde renkli kartlar vardır. Fark, kullanmaya başladıktan üç ay sonra ortaya çıkar.

Aşağıdaki yedi maddeyi sözleşmeden önce sorarsanız o üç ayı önceden görürsünüz. Kendi ürünümüz de dahil, hepsine aynı soruları sorun.

1. Veriler kimin, nasıl geri alınıyor?

Hasta listeniz, randevu geçmişiniz ve telefon numaralarınız işletmenizin varlığıdır. Verilerinizi bir sisteme girdikten sonra oradan çıkaramıyorsanız, aslında o sisteme bağlanmış olursunuz.

Sorulacak somut soru şu: "Yarın ayrılmaya karar versem randevu ve hasta listemi hangi formatta indirebilirim?" Cevap "destek ekibiyle görüşün" ise bu bir cevap değildir. Panelden kendi başınıza indirebilmeniz gerekir.

Online Randevum'da randevu listesi tüm paketlerde, panelden tek tıkla XLSX olarak indirilir; dosyada her randevunun yanında hasta adı, telefonu ve varsa e-postası da bulunur. Ayrı bir "hasta listesi" dosyası yoktur. Başka ürünlere sorarken de bunu ayırt edin: dışa aktarılan şey randevular mı, hasta kartları mı, ikisi mi?

2. Sunucu nerede, KVKK tarafı nasıl?

Hasta verisi işliyorsunuz ve veri sorumlusu kullandığınız yazılım değil, sizsiniz. Verinin yurt dışına aktarılıp aktarılmadığını bilmeniz ve aydınlatma metninizde belirtmeniz gerekir.

Buradaki asıl ölçüt "yurt içi mi, yurt dışı mı" değil, sağlayıcının bunu size açıkça söyleyip söylemediğidir. Barındırmayı nerede yaptığını ve hangi alt sağlayıcıları kullandığını yazılı olarak veremeyen bir araçla aydınlatma metninizi doğru yazamazsınız. Sorulacak soru şu: veri hangi ülkede işleniyor, hangi alt sağlayıcılar devrede ve bu bilgi hangi belgede yazılı?

3. Telefonla gelen randevuyu sisteme girebiliyor musunuz?

Şaşırtıcı biçimde bazı araçlar yalnızca online gelen randevuyu yönetir; telefonla verdiğiniz saati elle ekleme ya zordur ya da hiç yoktur.

Bu, sistemi baştan işe yaramaz hâle getirir. Çünkü randevuların bir kısmı hep telefonla gelecek ve sistem onları görmezse çakışma kaçınılmaz olur.

Demo sırasında mutlaka deneyin: elle randevu ekleme ekranı kaç tıkla açılıyor, zorunlu hasta bilgisi alanları ne kadar uzun?

4. Çakışma koruması gerçekten çalışıyor mu?

Her ürün "çakışmayı önler" der. Test etmenin yolu var: demo hesabında bir saate randevu girin, sonra aynı saati başka bir tarayıcıdan almayı deneyin.

5. Hasta üye olmak zorunda mı?

Randevu almak için hesap açması, şifre belirlemesi ve e-postasını doğrulaması gereken bir hasta çoğu zaman işlemi yarıda bırakır. Bu, özellikle yaş ortalaması yüksek hasta profilinde belirgindir.

Olması gereken şu: hasta adı, telefonu ve isterse e-postasıyla randevu alabilmeli. Üyelik isteyen bir sistem, size değil kendi kullanıcı sayısına çalışıyor olabilir.

6. Yıllık toplam maliyet ne kadar?

Aylık etiket fiyatı karşılaştırma için yeterli değildir. Sorulacaklar:

• Evet: Kurulum veya eğitim ücreti var mı?
• Evet: İkinci hekim, sekreter veya asistan eklemek ek ücretli mi?
• Evet: SMS gönderimi paket dışı mı, kontör olarak mı satılıyor?
• Evet: Yıllık ödemede indirim var mı, iade koşulu ne?
• Evet: Sözleşme taahhütlü mü, aylık iptal edilebiliyor mu?

Bu beş kalem toplandığında etiket fiyatı ile bir yılın sonunda ödediğiniz tutar çoğu zaman aynı olmaz. Karşılaştırmayı aylık fiyat üzerinden değil, on iki ayın toplamı üzerinden yapın.

7. Bir sorun olduğunda kime ulaşacaksınız?

Perşembe sabahı takvim açılmıyorsa kimi arayacaksınız? Cevap bir destek formuysa dönüş süresini sorun. Küçük bir muayenehane için "48 saat içinde dönüş" kabul edilemez.

Bunu satın almadan test etmenin kolay bir yolu var: deneme sürecinde bir soru gönderin ve ne kadar sürede, kimin cevapladığına bakın.

Özetle

Kontrol	İyi cevap nasıl görünür
Veri sahipliği	Panelden kendiniz XLSX indirebiliyorsunuz
KVKK / sunucu	Verinin nerede işlendiği açıkça yazılı
Elle randevu	Telefonla gelen randevu birkaç tıkla giriliyor
Çakışma	İkinci randevu oluşmuyor, uyarıyla geçiştirilmiyor
Hasta tarafı	Üyelik gerekmiyor
Maliyet	Yıllık toplam, ek kalemler dahil yazılı
Destek	Deneme sürecinde gerçek bir insan makul sürede dönüyor

Bu yedi maddeyi geçen bir ürün büyük ihtimalle işinizi görür. Fiyat, listenin en başında değil en sonunda gelir.